办公电脑软件的常用技巧

学习啦在线学习网 　　微软的办公软件,是我们日常工作生活中经常用的一款文档处理软件。那么,我们在使用办公软件时,该如何有效提高我们的工作效率呢?今天小编就来告诉你们一些常见的技巧方法。

　　Office办公软件保存的常用技巧

学习啦在线学习网 　　不论正在处理的Office文档是新建的还是以前保存过的，您都可保存它，还可使用不同文件名或在不同位置保存该文件的副本。

　　保存文件的位置

　　我的文档

学习啦在线学习网 　　启动 Microsoft Office 程序后，当打开“打开”和“另存为”对话框时，在默认情况下将出现“我的文档”文件夹。“我的文档”文件夹适合于保存正在处理的文件，例如，文档、工作表或数据库。

　　网上邻居

　　“网上邻居”位于“打开”和“另存为”对话框中的“我的位置”栏 (位置栏：此栏位于某些对话框的左侧(如“打开”、“另存为”或“插入图片”)，其中包含了指向“我最近的文档”、“桌面”、“我的文档”、“我的电脑”和“网络邻居”之类文件夹的快捷方式。)上，适合于保存要复制或发布 (发布：将一份超文本标记语言 (HTML) 格式文件副本复制到 Web 服务器上。)到网络文件服务器或 Web 服务器上的文件夹中的文件。

学习啦在线学习网 　　将文件保存到服务器 (服务器：在局域网上，控制对部分或全部网络及其资源(如打印机)进行访问的计算机。在万维网上，运行 Web 服务器软件以响应 HTTP 协议请求的计算机，也称为主机。)上将使其他用户可方便地访问它们。

　　快速保存和完全保存之间的区别

　　使用快速保存，Microsoft Office 程序只保存对文件的更改。只保存更改所花费的时间比完全保存少，后者保存了完整的修订后文件。不过，完全保存所需要的磁盘空间比快速保存少。当您完成某文件中的工作时，应执行完全保存，完成最后一次保存。“另存为”对话框(“工具”菜单)中的“保存选项”允许您启用或禁用快速保存以及选择其他选项。

　　Office文档恢复功能的方法

　　附加文件安全性

　　您可以进一步帮助保护您的工作，方法是：使用“自动恢复”功能定期保存正在使用的文件的临时副本。若要在停电或发生类似问题后恢复工作，必须在发生问题之前已经打开“自动恢复”功能。可以将“自动恢复”保存时间间隔设为不到 10 分钟保存一次(默认设置为每 10 分钟保存一次)。例如，如果设为每 5 分钟保存一次，与设为每 10 分钟保存一次相比将会恢复更多信息。

学习啦在线学习网 　　在打开“自动恢复”功能的情况下，如果 Office 或 Office 家族程序停止响应，而同时有若干打开的文件，则可使用“Microsoft Office 应用程序恢复”对话框，已恢复的文件将显示在“文档恢复”任务窗格中。文件中的数据反映“自动恢复”最后一次保存文件时的数据。“自动恢复”不应用作手动保存或备份文件的替代方式。

　　更改自动文件恢复的保存间隔

学习啦在线学习网 　　在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“保存”选项卡。

　　选中“自动保存时间间隔”复选框。

学习啦在线学习网 　　在“分钟”框中，指定希望 Microsoft Office 程序保存文件的频率。

　　注释 不要使用“自动恢复”来代替通过单击“常用”工具栏 上的“保存” 所进行的常规保存操作。

学习啦在线学习网 　　指定保存自动恢复文件的位置

学习啦在线学习网 　　在“工具”菜单上，单击“选项”，然后单击“文件位置”选项卡。

　　在“文件类型”框中，单击“‘自动恢复’文件”。

学习啦在线学习网 　　单击“修改”。

学习啦在线学习网 　　如果要在另一个文件夹下保存自动恢复文件，请定位并打开该文件夹。

　　Office文档时常见的问题及解决

　　无法打开文件。

　　文件可能已损坏

学习啦在线学习网 　　试图打开的文件可能已损坏。Microsoft Office 程序可以让您试着从损坏的文件中恢复文字，或者如果恢复的文件无法使用，那么您可以删除损坏的文件，然后打开备份。

　　一、如果所使用的 Microsoft Office 程序没有响应，请恢复程序。

　　操作方法

　　1、在 Microsoft Windows“开始”菜单上，指向“所有程序”， 指向“Microsoft Office”，再指向“Microsoft Office 工具”，然后单击“Microsoft Office 应用程序恢复”。

　　2、在“应用程序”列表中，单击没有响应的程序或文档。

　　3、请执行下列操作之一：

学习啦在线学习网 　　·若要试图恢复先前正在使用的文件，请单击“恢复应用程序”或“重新启动应用程序”。

　　·如果只想关闭程序，并且放弃对文件进行的最新更改，请单击“结束应用程序”。

　　4、可将导致问题的错误报告给 Microsoft，以用于改进此程序的将来版本。单击“发送错误报告”或“不发送”。

　　注释 如果没有连接到 Internet，请单击“以后再发送错误报告”，以在下次连接时，提示您发送该报告。

学习啦在线学习网 　　二、打开 Office 程序。

学习啦在线学习网 　　三、查看在“文档恢复”任务窗格 (任务窗格：Office 应用程序中提供常用命令的窗口。它的位置适宜，尺寸又小，您可以一边使用这些命令，同时继续处理文件。)中列出的文件，然后决定要保留的文件。

　　操作方法

　　·如果文件标题中含有“[已恢复]”，则该文件通常比标题中含有“[原始文件]”的文件包含更多最近所做的更改。

　　·如果要查看对文件所进行的修复，请指向“文档恢复”任务窗格中的该文件，单击文件名旁的箭头，再单击“显示修复”。

　　·如果要查看所恢复的版本，请打开所有的版本，然后保存最好的一个版本。

　　四、对于每个要保留的文件，请指向“文档恢复”任务窗格中的该文件，单击文件名旁的箭头，然后执行下列操作之一：

学习啦在线学习网 　　·若要使用该文件，请单击“打开”。

　　·若要保存该文件，请单击“另存为”，再输入该文件的名称。默认情况下，文件将保存在与原文件相同的文件夹中。如果使用与原文件相同的名称，则原文件将被覆盖。当看到一条消息询问您是否要替换已有文件(包含截止上一次保存文件时所做的更改)时，请单击“是”。

学习啦在线学习网 　　五、打开或保存了所有要保留的文件后，单击“文档恢复”任务窗格中的“关闭”。

　　文件名可能太长

　　文件名或路径名可能超过 223 个字符。请执行下列操作之一：

学习啦在线学习网 　　·缩短文件名。

　　·将文件移动到与文件夹层次结构的顶级更加接近的另一个文件夹中。

学习啦在线学习网 　　再次尝试打开文件。

学习啦在线学习网 　　文件所处的磁盘可能太满

　　请尝试将文件移动到其他磁盘以获得更多可用的空间。

　　熟练使用办公软件实用的小技巧

　　可以毫不夸张地说，没有哪个单位现在的工作可以离开电脑，而且大部分单位的部门间电脑已构成网络，但是真正会使用电子信箱的人并不很多，甚至有些人用网络资源发放通知这样的基本技能还没有掌握。这种情况可以很简单地学习一下，在单位任何一台电脑(作为邮件服务器)上建立一个共享文件夹(只读文件)，文件夹可以随便命名为“XX”(拼音信箱的意思)。

　　然后在其他部门电脑的桌面建立一个快捷键(做好影射网络资源，指向作为邮件服务器的共享文件夹)，这个快捷键可以命名为“公众信箱”。再将所有的Word文件(通知)，放在这个文件夹内。这样用户只要点击这个快捷键，就可以很方便地看到所有的通知了。

　　办公一族经常会使用OfficeWord，在编辑时会遇到在页面中插入图形或文本框位置不理想的情况，这时候就需要对他们进行微调。调整图片或其他文本框的位置时，可以使用鼠标或方向键将其移动到大致的位置，按住Ctrl键，再用方向键移动，你会发现现在图片每次移动的间距比原来要小得多了，在Word要求的精度下完全可以达到精准要求。

学习啦在线学习网 　　另外，在调整图片或其他文本框文件的大小时，不使用鼠标，图片变化的大小不连续，这时按住Alt键，再调节，其大小就可以任意调节了。有兴趣的朋友不妨尝试一下。