公司公文管理相关规定
公司公文管理相关规定
学习啦在线学习网 本管理规定适用于公司各类办公文件的处理，如使用公司红头稿纸附件公文样本，下面学习啦小编给大家介绍关于公司公文管理相关规定的相关资料，希望对您有所帮助。
公司公文管理相关规定如下
一、目的
为规范公司各类办公文件的管理，提高工作效率，根据国家相关规定，结合公司实际情况，特制定本管理制度。
二、适用范围
本制度适用于公司各类办公文件的处理。
学习啦在线学习网 三、常用公文文种
学习啦在线学习网 1、公文包括决议、决定、命令、公报、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、议案、函、纪要共计15个种类。
2、我公司用的公文种类有：通知、通报、报告、请示、函、纪要、决定等。 通知：适用于发布和传达公司内部事项;
学习啦在线学习网 通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要事项; 报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复询问;
请示：适用于向上级单位请求指示和批准;
函：适用于不相隶属单位之间的商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项;
学习啦在线学习网 纪要：适用于记录、传达会议情况和议定事项;
决定：适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员等。
3、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密、一般文件。
四、版面要求
1、纸张尺寸：
公文用纸一般采用国际标准A4 型纸(210mm×297mm)，特殊形式的公文用纸，可根据实际需要确定。
2、版面页边距：上：2.8厘米，下2.8厘米，左2.5厘米，右2.5厘米。如使用公司红头稿纸(附件1《公文样本》)。
学习啦在线学习网 2.1 字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字，特殊情况可以进行适当调整。
2.2 文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。
学习啦在线学习网 2.3 装订：公文应左侧装订，不掉页。
五、公文内容要素划分及格式要求
学习啦在线学习网 公文内容要素分为版头、主体、版记三部分。版头指公文学习啦在线学习网红色分隔线以上的部分;主体指公文学习啦在线学习网红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分;版记则是指公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分记。
1、版头：字体为仿宋，加粗，文字颜色为红色;分隔线为2.5磅粗的直线。文字和分隔线均居中。
2、主体：从版头下空一行开始编排，文字颜色为黑色，从左到右横写、横排。正文行距为单倍行距，特殊情况可以进行适当调整。
学习啦在线学习网 2.1 标题：一般用2号宋体字，加粗，编排于红色分隔线下空一行的位置，分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
2.2 发文字号：一般用3号仿宋字，编排在标题下方，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称，用六角括号“[]”括入;发文顺序号不加“第”字，不编虚位(即1不编为01)，在阿拉伯数字后加“号”字。
学习啦在线学习网 2.3 正文：一般用3号仿宋字，编排于发文字号下空一行的位置，每个自然段左空二字，回行顶格。数字、年份不能回行。
2.4附件说明：如有附件，在正文下空一行，左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件：1. XXXXX”);附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
学习啦在线学习网 2.5发文单位署名、成文日期和印章：一般距离正文(或附件说明)一行，发文单位一般向右对齐编排，成文日期居于发文单位之下，以发文单位为准，居中编排。成文日期中的数字应用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。印章用红色，要端正、居中下压单位全称和成文
学习啦在线学习网 日期，不得出现空白印章。当公文排版后所剩空白处不能容下署名、印章或成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。
2.6附注：如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。
学习啦在线学习网 2.7附件：附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题用2号宋体，加粗，居中编排。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。
3、版记
学习啦在线学习网 3.1版记中的分隔线：版记中的分隔线与正文边距等宽，分隔线用0.75磅直线。首条分隔线位于版记中的第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一页的下边缘重合。
学习啦在线学习网 3.2主送、抄送部门：一般用4号仿宋字，在印发日期之上、左空一字编排。“主送”“抄送”二字后加全角冒号和报送部门全称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个报送部门名称后标句号。既有主送部门又有抄送部门时，主送部门应置于抄送部门之上一行，之间不加分隔线。
3.3印发单位和印发日期： 印发单位和印发日期一般用4号仿宋字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)，后加“印发”二字。版记中如有其他要素，应将其与印发单位和印发日期用一条细分隔线隔开。
学习啦在线学习网 3.4页码：一般用4号宋体阿拉伯数字，居中编排。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
六、公文处理
1、收文处理
学习啦在线学习网 收文处理程序包括：登记、填写《文件呈阅表》(附件11)、按照《收文流程》(附件12)进行分送、承办、催办、答复、存档等。
登记。公司所有公文均应做好记录。公司内部公文，原则上对口受理;其他外部收文，如无明确目标部门，则统一由办公室负责处理。办公室收文后，应逐件清
点，核对无误后，填写《文件呈阅表》，做好编号。
分送。根据公文内容、要求和工作需要，确定公文的分送范围，将公文与《文件呈阅表》一并交由公司领导批示。
学习啦在线学习网 承办。按照公司领导的最终批示，将公文及时送达承办部门办理;需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文还需明确办理时限。承办部门对交办的公文应及时办理，有办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。
催办和答复。收文部门要及时了解公文办理进展情况，督促承办部门按期处理完毕，紧急公文可由专人负责催办。对公文的办理结果，收文部门应及时答复来文单位。
存档。收文流转结束后，由办公室归档，以确保文档的完整。
学习啦在线学习网 任何部门和个人收到公文，应及时送办公室按规定程序办理。
2、发文处理
发文处理程序包括：拟稿、填写《公文稿纸》(附件9)、按照《发文流程》(附件10)分别由承办部门负责人审核、分管领导会签、总经理批示、办公室人员编写文号、用英分发、存档等。
拟稿，按照职能分工原则，由主要承办部门负责，涉及到两个或两个以上部门的，由主办部门和协办部门商议草拟。
学习啦在线学习网 分送：拟稿人草拟好公文，并填写《公文稿纸》，首先交由部门负责人审核签字;之后交由分管领导会签;最后报总经理批示。
修改：如公文在审核、会签过程中，需要做重大修改，应注明具体修改意见，并交由承办部门重新进行公文的流转审核程序。
公司所有公文统一由办公室进行编号、用英分发和存档，有领导指示的，还应附批复件。
七、会签权限
学习啦在线学习网 1.以部门名义行文的公文，由各部门负责人签发;
2.以公司名义行文的公文，由分管副总经理签发;
3.涉及全局性的重要公文，需由总经理批示签发。
八、保密规定
1.未经领导签发的公文不得分发;
学习啦在线学习网 2.已签发的保密文件应由专职人员统一收发、归档和销毁，内容不得泄漏和外传。
学习啦在线学习网 3.已归档的公文，如需查阅，应按照公司档案管理规定进行借阅。
九、附则
学习啦在线学习网 1.本制度细则由办公室负责修订、解释。
2.本制度自签字下发之日起开始执行。
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