文秘办公表格公式大全

时间：2024-01-28 11:55:49 铬初21247由分享

学习啦在线学习网　　文秘工作经常要用到表格，拥有优秀的表格使用技巧可以提高工作效率，下面是小编给大家带来的办公表格使用技巧，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧!

　　文秘办公表格公式大全

　　一、word文字排版

学习啦在线学习网　　1、输入与编辑文档：文档的操作输入文本修改文本输入文本技巧撤销和恢复。

学习啦在线学习网　　2、文档基本排版操作：设置字体格式设置段落对齐设置段落缩进设置文档间距边框和底纹。

　　3、文档高级排版操作：使用格式刷分栏排版使用样式使用模板妙用中文版式其他实用技巧。

学习啦在线学习网　　4、在文档中制作表格：创建表格输入表格数据编辑表格处理表格数据美化表格。

　　5、图文混排：插入图片编辑图片使用艺术字插入自选图形　插入图示　妙用文本框。

　　6、长文档排版：使用文档视图书签目录索引脚注与尾注其他编排技巧

　　7、页面设置：设置页面版式背景和主题页眉和页脚分页与分节　。

　　8、综合实例。

　　二、Excel电子表格

　　1、数据的输入(文本数据输入，分数输入，有规律数据输入，)。

　　2、数据输入合法性的判断。

　　3、格式设置。

　　4、数据的公式计算与函数计算(求和，求平均，计数，求最大，求最小，假设函数)。

　　5、数据排序、筛选、分类汇总，数据透视图与数据透视表。

学习啦在线学习网　　6、图表及打印功能。

学习啦在线学习网　　三、办公表格公式

　　1、查找重复内容公式：=IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"重复","")。

　　2、用出生年月来计算年龄公式：=TRUNC((DAYS360(H6,"2009/8/30",FALSE))/360,0)。

学习啦在线学习网　　3、从输入的18位身份证号的出生年月计算公式：=CONCATENATE(MID(E2,7,4),"/",MID(E2,11,2),"/",MID(E2,13,2))。

　　4、从输入的身份证号码内让系统自动提取性别，可以输入以下公式：

学习啦在线学习网　　=IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女"))公式内的“C2”代表的是输入身份证号码的单元格。

学习啦在线学习网　　1、求和： =SUM(K2:K56) ——对K2到K56这一区域进行求和;

学习啦在线学习网　　2、平均数： =ERAGE(K2:K56) ——对K2 K56这一区域求平均数;

　　3、排名： =RANK(K2，K

　　文秘工作经常要用到表格，拥有优秀的表格使用技巧可以提高工作效率，下面是小编给大家带来的办公表格使用技巧，欢迎大家阅读参考，我们一起来看看吧!

　　文秘办公表格公式大全

　　一、word文字排版

学习啦在线学习网　　1、输入与编辑文档：文档的操作输入文本修改文本输入文本技巧撤销和恢复。

学习啦在线学习网　　2、文档基本排版操作：设置字体格式设置段落对齐设置段落缩进设置文档间距边框和底纹。

学习啦在线学习网　　3、文档高级排版操作：使用格式刷分栏排版使用样式使用模板妙用中文版式其他实用技巧。

　　4、在文档中制作表格：创建表格输入表格数据编辑表格处理表格数据美化表格。

学习啦在线学习网　　5、图文混排：插入图片编辑图片使用艺术字插入自选图形　插入图示　妙用文本框。

　　6、长文档排版：使用文档视图书签目录索引脚注与尾注其他编排技巧

　　7、页面设置：设置页面版式背景和主题页眉和页脚分页与分节　。

　　8、综合实例。

学习啦在线学习网　　二、Excel电子表格

　　1、数据的输入(文本数据输入，分数输入，有规律数据输入，)。

　　2、数据输入合法性的判断。

　　3、格式设置。

学习啦在线学习网　　4、数据的公式计算与函数计算(求和，求平均，计数，求最大，求最小，假设函数)。

学习啦在线学习网　　5、数据排序、筛选、分类汇总，数据透视图与数据透视表。

学习啦在线学习网　　6、图表及打印功能。

学习啦在线学习网　　三、办公表格公式

学习啦在线学习网　　1、查找重复内容公式：=IF(COUNTIF(A:A,A2)>1,"重复","")。

　　2、用出生年月来计算年龄公式：=TRUNC((DAYS360(H6,"2009/8/30",FALSE))/360,0)。

学习啦在线学习网　　3、从输入的18位身份证号的出生年月计算公式：=CONCATENATE(MID(E2,7,4),"/",MID(E2,11,2),"/",MID(E2,13,2))。

学习啦在线学习网　　4、从输入的身份证号码内让系统自动提取性别，可以输入以下公式：

　　=IF(LEN(C2)=15,IF(MOD(MID(C2,15,1),2)=1,"男","女"),IF(MOD(MID(C2,17,1),2)=1,"男","女"))公式内的“C2”代表的是输入身份证号码的单元格。

　　1、求和： =SUM(K2:K56) ——对K2到K56这一区域进行求和;

　　2、平均数： =ERAGE(K2:K56) ——对K2 K56这一区域求平均数;

　　3、排名： =RANK(K2，K$2:K$56) ——对55名学生的成绩进行排名;

学习啦在线学习网　　4、等级： =IF(K2>=85,"优",IF(K2>=74,"良",IF(K2>=60,"及格","不及格")))

　　5、学期总评： =K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4 ——假设K列、M列和N列分别存放着学生的“平时总评”、“期中”、“期末”三项成绩;

　　6、最高分： =MAX(K2:K56) ——求K2到K56区域(55名学生)的最高分;

　　7、最低分： =MIN(K2:K56) ——求K2到K56区域(55名学生)的最低分;

　　8、分数段人数统计：

学习啦在线学习网　　(1) =COUNTIF(K2:K56,"100") ——求K2到K56区域100分的人数;假设把结果存放于K57单元格;

学习啦在线学习网　　(2) =COUNTIF(K2:K56,">=95")-K57 ——求K2到K56区域95～99.5分的人数;假设把结果存放于K58单元格;

　　(3)=COUNTIF(K2:K56,">=90")-SUM(K57:K58) ——求K2到K56区域90～94.5分的人数;假设把结果存放于K59单元格;

　　(4)=COUNTIF(K2:K56,">=85")-SUM(K57:K59) ——求K2到K56区域85～89.5分的人数;假设把结果存放于K60单元格;

　　(5)=COUNTIF(K2:K56,">=70")-SUM(K57:K60) ——求K2到K56区域70～84.5分的人数;假设把结果存放于K61单元格;

　　(6)=COUNTIF(K2:K56,">=60")-SUM(K57:K61) ——求K2到K56区域60～69.5分的人数;假设把结果存放于K62单元格;

　　(7) =COUNTIF(K2:K56,"<60") ——求K2到K56区域60分以下的人数;假设把结果存放于K63单元格;

学习啦在线学习网　　说明：COUNTIF函数也可计算某一区域男、女生人数。

　　如：=COUNTIF(C2:C351,"男") ——求C2到C351区域(共350人)男性人数;

学习啦在线学习网　　9、优秀率： =SUM(K57:K60)/55*100

学习啦在线学习网　　10、及格率： =SUM(K57:K62)/55*100

　　11、标准差： =STDEV(K2:K56) ——求K2到K56区域(55人)的成绩波动情况(数值越小，说明该班学生间的成绩差异较小，反之，说明该班存在两极分化);

　　12、条件求和： =SUMIF(B2:B56,"男"，K2:K56) ——假设B列存放学生的性别，K列存放学生的分数，则此函数返回的结果表示求该班男生的成绩之和;

　　13、多条件求和： {=SUM(IF(C3:C322="男",IF(G3:G322=1,1,0)))｝ ——假设C列(C3:C322区域)存放学生的性别，G列(G3:G322区域)存放学生所在班级代码(1、2、3、4、5)，则此函数返回的结果表示求一班的男生人数;这是一个数组函数，输完后要按Ctrl+Shift+Enter组合键(产生“{……｝”)。“{｝”不能手工输入，只能用组合键产生。

学习啦在线学习网　　14、根据出生日期自动计算周岁：=TRUNC((DAYS360(D3,NOW( )))/360,0)

学习啦在线学习网　　———假设D列存放学生的出生日期，E列输入该函数后则产生该生的周岁。

学习啦在线学习网　　15、在Word中三个小窍门：

学习啦在线学习网　　①连续输入三个“~”可得一条波浪线。

　　②连续输入三个“-”可得一条直线。

　　连续输入三个“=”可得一条双直线。

　　一、excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色比如：

　　A1〉1时，C1显示红色

　　A1<0时，C1显示黄色

　　方法如下：

学习啦在线学习网　　1、单元击C1单元格，点“格式”>“条件格式”，条件1设为：

　　公式 =A1=1

　　2、点“格式”->“字体”->“颜色”，点击红色后点“确定”。

　　条件2设为：

　　公式 =AND(A1>0,A1<1)

　　3、点“格式”->“字体”->“颜色”，点击绿色后点“确定”。

　　条件3设为：

　　公式 =A1<0

学习啦在线学习网　　点“格式”->“字体”->“颜色”，点击黄色后点“确定”。

学习啦在线学习网　　4、三个条件设定好后，点“确定”即出。

　　二、EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入

　　1、用数据有效性定义数据长度。

　　用鼠标选定你要输入的数据范围，点"数据"->"有效性"->"设置"，"有效性条件"设成"允许""文本长度""等于""5"(具体条件可根据你的需要改变)。

学习啦在线学习网　　还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否打开中文输入法等，定义好后点"确定"。

　　2、用条件格式避免重复。

　　选定A列，点"格式"->"条件格式"，将条件设成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)>1”，点"格式"->"字体"->"颜色"，选定红色后点两次"确定"。

　　这样设定好后你输入数据如果长度不对会有提示，如果数据重复字体将会变成红色。

　　三、在EXCEL中如何把B列与A列不同之处标识出来?

　　(一)、如果是要求A、B两列的同一行数据相比较：

学习啦在线学习网　　假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”->“条件格式”，将条件设为:

学习啦在线学习网　　“单元格数值” “不等于”=B2

　　点“格式”->“字体”->“颜色”，选中红色，点两次“确定”。

　　用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。

学习啦在线学习网　　B列可参照此方法设置。

　　(二)、如果是A列与B列整体比较(即相同数据不在同一行)：

　　假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”->“条件格式”，将条件设为:

学习啦在线学习网　　“公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0

　　点“格式”->“字体”->“颜色”，选中红色，点两次“确定”。

学习啦在线学习网　　用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。

学习啦在线学习网　　B列可参照此方法设置。

学习啦在线学习网　　按以上方法设置后，AB列均有的数据不着色，A列有B列无或者B列有A列无的数据标记为红色字体。

　　四、EXCEL中怎样批量地处理按行排序

　　假定有大量的数据(数值)，需要将每一行按从大到小排序，如何操作?

　　由于按行排序与按列排序都是只能有一个主关键字,主关键字相同时才能按次关键字排序。所以，这一问题不能用排序来解决。解决方法如下：

学习啦在线学习网　　1、假定你的数据在A至E列，请在F1单元格输入公式：

学习啦在线学习网　　=LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1))

　　用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。

学习啦在线学习网　　你原有数据将按行从大到小排序出现在F至J列。如有需要可用“选择性粘贴/数值”复制到其他地方。

学习啦在线学习网　　注：第1步的公式可根据你的实际情况(数据范围)作相应的修改。如果要从小到大排序,公式改为:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1))

学习啦在线学习网　　五、巧用函数组合进行多条件的计数统计

学习啦在线学习网　　例：第一行为表头，A列是“姓名”，B列是“班级”，C列是“语文成绩”，D列是“录取结果”，现在要统计“班级”为“二”，“语文成绩”大于等于104，“录取结果”为“重本”的人数。统计结果存放在本工作表的其他列。

　　公式如下：

　　=SUM(IF((B2:B9999="二")*(C2:C9999>=104)*(D2:D9999="重本"),1,0))

　　输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{}"。

　　六、如何判断单元格里是否包含指定文本?

学习啦在线学习网　　假定对A1单元格进行判断有无"指定文本",以下任一公式均可:

学习啦在线学习网　　=IF(COUNTIF(A1,"*"&"指定文本"&"*")=1,"有","无")

学习啦在线学习网　　=IF(ISERROR(FIND("指定文本",A1,1)),"无","有")

　　求某一区域内不重复的数据个数

学习啦在线学习网　　例如求A1:A100范围内不重复数据的个数，某个数重复多次出现只算一个。有两种计算方法：

　　一是利用数组公式：

学习啦在线学习网　　=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

学习啦在线学习网　　输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{}"。

学习啦在线学习网　　二是利用乘积求和函数：

　　=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

　　七、一个工作薄中有许多工作表如何快速整理出一个目录工作表

学习啦在线学习网　　1、用宏3.0取出各工作表的名称，方法：

学习啦在线学习网　　Ctrl+F3出现自定义名称对话框，取名为X，在“引用位置”框中输入：

学习啦在线学习网　　=MID(GET.WORKBOOK(1),FIND("]",GET.WORKBOOK(1))+1,100)

　　确定

　　2、用HYPERLINK函数批量插入连接，方法：

　　在目录工作表(一般为第一个sheet)的A2单元格输入公式：

学习啦在线学习网　　=HYPERLINK("#'"&INDEX(X,ROW())&"'!A1",INDEX(X,ROW()))

学习啦在线学习网　　将公式向下填充，直到出错为止，目录就生成了。

:K) ——对55名学生的成绩进行排名;

学习啦在线学习网　　4、等级： =IF(K2>=85,"优",IF(K2>=74,"良",IF(K2>=60,"及格","不及格")))

　　5、学期总评： =K2*0.3+M2*0.3+N2*0.4 ——假设K列、M列和N列分别存放着学生的“平时总评”、“期中”、“期末”三项成绩;

　　6、最高分： =MAX(K2:K56) ——求K2到K56区域(55名学生)的最高分;

　　7、最低分： =MIN(K2:K56) ——求K2到K56区域(55名学生)的最低分;

　　8、分数段人数统计：

　　(1) =COUNTIF(K2:K56,"100") ——求K2到K56区域100分的人数;假设把结果存放于K57单元格;

学习啦在线学习网　　(2) =COUNTIF(K2:K56,">=95")-K57 ——求K2到K56区域95～99.5分的人数;假设把结果存放于K58单元格;

　　(3)=COUNTIF(K2:K56,">=90")-SUM(K57:K58) ——求K2到K56区域90～94.5分的人数;假设把结果存放于K59单元格;

学习啦在线学习网　　(4)=COUNTIF(K2:K56,">=85")-SUM(K57:K59) ——求K2到K56区域85～89.5分的人数;假设把结果存放于K60单元格;

　　(5)=COUNTIF(K2:K56,">=70")-SUM(K57:K60) ——求K2到K56区域70～84.5分的人数;假设把结果存放于K61单元格;

　　(6)=COUNTIF(K2:K56,">=60")-SUM(K57:K61) ——求K2到K56区域60～69.5分的人数;假设把结果存放于K62单元格;

　　(7) =COUNTIF(K2:K56,"<60") ——求K2到K56区域60分以下的人数;假设把结果存放于K63单元格;

学习啦在线学习网　　说明：COUNTIF函数也可计算某一区域男、女生人数。

学习啦在线学习网　　如：=COUNTIF(C2:C351,"男") ——求C2到C351区域(共350人)男性人数;

　　9、优秀率： =SUM(K57:K60)/55*100

　　10、及格率： =SUM(K57:K62)/55*100

学习啦在线学习网　　11、标准差： =STDEV(K2:K56) ——求K2到K56区域(55人)的成绩波动情况(数值越小，说明该班学生间的成绩差异较小，反之，说明该班存在两极分化);

学习啦在线学习网　　12、条件求和： =SUMIF(B2:B56,"男"，K2:K56) ——假设B列存放学生的性别，K列存放学生的分数，则此函数返回的结果表示求该班男生的成绩之和;

　　14、根据出生日期自动计算周岁：=TRUNC((DAYS360(D3,NOW( )))/360,0)

学习啦在线学习网　　———假设D列存放学生的出生日期，E列输入该函数后则产生该生的周岁。

　　15、在Word中三个小窍门：

　　①连续输入三个“~”可得一条波浪线。

　　②连续输入三个“-”可得一条直线。

　　连续输入三个“=”可得一条双直线。

学习啦在线学习网　　一、excel中当某一单元格符合特定条件，如何在另一单元格显示特定的颜色比如：

学习啦在线学习网　　A1〉1时，C1显示红色

学习啦在线学习网　　A1<0时，C1显示黄色

　　方法如下：

　　1、单元击C1单元格，点“格式”>“条件格式”，条件1设为：

　　公式 =A1=1

　　2、点“格式”->“字体”->“颜色”，点击红色后点“确定”。

　　条件2设为：

学习啦在线学习网　　公式 =AND(A1>0,A1<1)

　　3、点“格式”->“字体”->“颜色”，点击绿色后点“确定”。

　　条件3设为：

　　公式 =A1<0

　　点“格式”->“字体”->“颜色”，点击黄色后点“确定”。

　　4、三个条件设定好后，点“确定”即出。

　　二、EXCEL中如何控制每列数据的长度并避免重复录入

　　1、用数据有效性定义数据长度。

学习啦在线学习网　　用鼠标选定你要输入的数据范围，点"数据"->"有效性"->"设置"，"有效性条件"设成"允许""文本长度""等于""5"(具体条件可根据你的需要改变)。

　　还可以定义一些提示信息、出错警告信息和是否打开中文输入法等，定义好后点"确定"。

　　2、用条件格式避免重复。

学习啦在线学习网　　选定A列，点"格式"->"条件格式"，将条件设成“公式=COUNTIF($A:$A,$A1)>1”，点"格式"->"字体"->"颜色"，选定红色后点两次"确定"。

　　这样设定好后你输入数据如果长度不对会有提示，如果数据重复字体将会变成红色。

　　三、在EXCEL中如何把B列与A列不同之处标识出来?

　　(一)、如果是要求A、B两列的同一行数据相比较：

学习啦在线学习网　　假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”->“条件格式”，将条件设为:

　　“单元格数值” “不等于”=B2

　　点“格式”->“字体”->“颜色”，选中红色，点两次“确定”。

　　用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。

　　B列可参照此方法设置。

　　(二)、如果是A列与B列整体比较(即相同数据不在同一行)：

　　假定第一行为表头，单击A2单元格，点“格式”->“条件格式”，将条件设为:

　　“公式”=COUNTIF($B:$B,$A2)=0

　　点“格式”->“字体”->“颜色”，选中红色，点两次“确定”。

　　用格式刷将A2单元格的条件格式向下复制。

学习啦在线学习网　　B列可参照此方法设置。

　　按以上方法设置后，AB列均有的数据不着色，A列有B列无或者B列有A列无的数据标记为红色字体。

　　四、EXCEL中怎样批量地处理按行排序

学习啦在线学习网　　假定有大量的数据(数值)，需要将每一行按从大到小排序，如何操作?

学习啦在线学习网　　由于按行排序与按列排序都是只能有一个主关键字,主关键字相同时才能按次关键字排序。所以，这一问题不能用排序来解决。解决方法如下：

　　1、假定你的数据在A至E列，请在F1单元格输入公式：

　　=LARGE($A1:$E1,COLUMN(A1))

学习啦在线学习网　　用填充柄将公式向右向下复制到相应范围。

学习啦在线学习网　　你原有数据将按行从大到小排序出现在F至J列。如有需要可用“选择性粘贴/数值”复制到其他地方。

　　注：第1步的公式可根据你的实际情况(数据范围)作相应的修改。如果要从小到大排序,公式改为:=SMALL($A1:$E1,COLUMN(A1))

　　五、巧用函数组合进行多条件的计数统计

　　例：第一行为表头，A列是“姓名”，B列是“班级”，C列是“语文成绩”，D列是“录取结果”，现在要统计“班级”为“二”，“语文成绩”大于等于104，“录取结果”为“重本”的人数。统计结果存放在本工作表的其他列。

　　公式如下：

　　=SUM(IF((B2:B9999="二")*(C2:C9999>=104)*(D2:D9999="重本"),1,0))

　　输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{}"。

　　六、如何判断单元格里是否包含指定文本?

　　假定对A1单元格进行判断有无"指定文本",以下任一公式均可:

　　=IF(COUNTIF(A1,"*"&"指定文本"&"*")=1,"有","无")

　　=IF(ISERROR(FIND("指定文本",A1,1)),"无","有")

　　求某一区域内不重复的数据个数

　　例如求A1:A100范围内不重复数据的个数，某个数重复多次出现只算一个。有两种计算方法：

　　一是利用数组公式：

　　=SUM(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

学习啦在线学习网　　输入完公式后按Ctrl+Shift+Enter键,让它自动加上数组公式符号"{}"。

　　二是利用乘积求和函数：

　　=SUMPRODUCT(1/COUNTIF(A1:A100,A1:A100))

　　七、一个工作薄中有许多工作表如何快速整理出一个目录工作表

学习啦在线学习网　　1、用宏3.0取出各工作表的名称，方法：

学习啦在线学习网　　Ctrl+F3出现自定义名称对话框，取名为X，在“引用位置”框中输入：

学习啦在线学习网　　=MID(GET.WORKBOOK(1),FIND("]",GET.WORKBOOK(1))+1,100)

　　确定

　　2、用HYPERLINK函数批量插入连接，方法：

　　在目录工作表(一般为第一个sheet)的A2单元格输入公式：

　　=HYPERLINK("#'"&INDEX(X,ROW())&"'!A1",INDEX(X,ROW()))

　　将公式向下填充，直到出错为止，目录就生成了。

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