商务人员外出拜访的礼仪
学习啦在线学习网商务人员外出拜访的礼仪
所谓“百闻不如一见”,无论采取电话、传真还是电子邮件等沟通方式,都不如面谈更能使双方产生直观而深刻的印象,成功的商务拜访能够使业务关系取得实质性的进展,不得体的拜访行为则会给双方的交往蒙上阴影,致使双方的关系难以补救。下面是学习啦小编给大家搜集整理的商务人员外出拜访的礼仪。
商务人员外出拜访的礼仪
事先预约
没有人会欢迎“不速之客”,未经预约而贸然登门拜访,会干扰对方的工作和既定的日程安排,引起反感,而且对方在没有充分准备的情况下仓促接受拜访,也会影响到沟通的效果。如果有特殊原因而无法事先预约,要向对方说明原因,请求谅解。在预约时,要告知对方你拜访的目的,以便对方做好准备,有条不紊地接受访问。在约定访问时间时,要注意避开吃饭、休息,特别是午睡的时间。
学习啦在线学习网 不论是通过电话还是信函预约,都要谨记:口气要委婉,请求对方接受拜访,而不是命令对方接受拜访。如果对方感到为难,借故推辞,也不要勉强,乃至于发泄不满,迁怒对方,可以在方便的时候再预约拜访。
做好准备工作
阅读拜访对象的个人和公司资料,准备好拜访时可能用到的资料。检查各项携带物是否齐备(如名片、笔和记录本、电话本、银行卡或现金、计算器、公司和产品介绍、合同等)。明确谈话主题、思路和话语。
拜访要准时
如果遇到意外情况可能导致迟到,要及时通知对方,免得对方等得不耐烦。到达后要向接待人员说明情况,同时递上自己的名片,以便接待人员安排会见。如果拜访对象因故不能立刻接见你,应当在接待人员安排的地方安静等待,不要打扰其他人的工作。在接待人员没有做出安排的情况下,可以就近找地方等待,或者问一问接待人员在哪里等待比较合适,以避免拜访对象腾出时间后却找不到你。
进门后的三分钟
在商务拜访中,进门后的三分钟对于拜访者来说至关重要,因为这短短的三分钟足以体现拜访者的举止修养和职场经验。
学习啦在线学习网 在进入对方公司前应先整理自己的着装,夏天应及时擦掉汗水,以最佳的形象、最从容的姿态进行商务拜访。随后检查自己的资料是否带齐,并将手机调到震动或者关机状态。
进门时应用食指轻叩房门,力度适中,间隔有序敲三下等待回音。如无应声,可稍加力度,再敲三下,如有应声,再侧身隐立于右门框一侧,待门开时再向前迈半步,与主人相对。直接面门而站,会把开门的人吓一跳,很不礼貌。即使对方的房门是开着的,也不应擅自进入。如果对方有前台或专职接待人员,应向其递交名片,并说明受访者的职务及姓名,听从接待人员的安排进入接待室或者受访者的办公室。
学习啦在线学习网 进入对方公司时应尊重其办公环境——非礼勿视、非礼勿听、非礼勿言、非礼勿动,更不能随意吸烟。
学习啦在线学习网 如果被引入接待室等待,应向引领人员表示谢意,在得到对方允许后方可就座。公文包可放在自己背后或者脚边,外套等物品应该征求对方意见,看是否有合适的地方放置。
在等待的过程中可以翻看自己的文件,思考拜访的问题,但是不能随意走动,否则对方会认为你有些散漫。等待期间,即使时间稍长,也不要表现出不耐烦的态度,诸如频频看表、来回踱步。如果想抽烟的话,要询问接待人员哪里可以吸烟。如果时间过长,无法继续等待,要向接待人员说明情况,另约时间,请其代为转达,说明时要客气、委婉。
见到要拜访的人员时应主动递交自己的名片,再次说明来访的事由和目的,但是要掌握节奏,等待对方主动握手,双方恰如其分的表现才能使访谈有一个良好的开端。
见面后,主人不让座不能随便坐下。如果主人是年长者或上级,主人不坐,自己不能先坐。主人递上烟茶要双手接过并表示谢意。如果主人没有吸烟的习惯,要克制自己的烟瘾,尽量不吸,以示对主人的尊重。如果确实想吸烟,要征得对方同意,不要把烟灰弹在地上,如果没有烟灰缸,可以卷个纸筒弹在里面。
商务人员外出拜访的礼节
学习啦在线学习网 在会面过程中,不要东张西望,擅自翻阅主人桌上的文件、报刊等,也不要对主人办公室内的装修、陈设品头论足。礼节性问候之后要尽快转入正题,不要东拉西扯,拐弯抹角,耽误对方时间;也不要一个人口若悬河、滔滔不绝,在把自己的意思表达清楚之后,要仔细倾听对方的意见,不要为自己辩解或者打断对方的谈话,也不要因为没有达到拜访的目的而与对方争执或者勉强、为难对方。
拜访的时间一般不宜过长。对主人结束会面的暗示性举止要反应敏锐。如果主人兴味索然、反应平淡,就要知趣地起身告辞,不要因为没有达到预定的目的或自己兴味正浓而赖着不走。如果主人谈兴正浓,自然可以多滞留一会,不能因为事情已经谈妥就匆匆告辞,表现得公事公办、没有人情味,使主人无法尽兴,也失去了加深感情的好机会。
离别时的几件事
学习啦在线学习网 即将离别时,不要毫无征兆地忽然起身告辞,之前应有些许示意,如把茶杯的杯盖盖好,把咖啡杯稍稍推移开,轻轻地收起自己的文件,或者把对方的名片放进名片夹等。迅速看表或者快速地收拾公文包,会给受访者带来不重视此次拜访或者此行不愉快的印象,造成误解。
离别应该由拜访者提出,拜访者先起身并伸手向受访者道别。
学习啦在线学习网 拜访者应该真诚地向受访者表示感谢,如“感谢百忙之中接受我的拜访”。向外走时,对遇到的有眼神接触的工作人员应微笑点头致意,对引领过自己的接待人员可以简单地说声“谢谢”以示礼貌。
对方送行时应该请对方留步,如果受访者执意送别,走到电梯门口或者对方的办公区门口时应该再次请对方留步,并再次握手与对方道别。