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职场的电子邮件礼仪

时间: 菊珍955 分享

职场的电子邮件礼仪

  写Email就能看出其人为人处世的态度。你作为发信人写每封Email的时候,要想到收信人会怎样看这封Email,时刻站在对方立场考虑,将心比心。下面是学习啦小编给大家搜集整理的职场的电子邮件礼仪文章内容。希望可以帮助到大家!

  职场的电子邮件礼仪

  1. Email正文要简明扼要,行文通顺

  Email正文应简明扼要的说清楚事情;如果具体内容确实很多,正文应只作摘要介绍,然后单独写个文件作为附件进行详细描述。正文行文应通顺,多用简单词汇和短句,准确清晰的表达,不要出现让人晦涩难懂的语句。

  2. 注意Email的论述语气

学习啦在线学习网   根据收件人与自己的熟络程度、等级关系;邮件是对内还是对外性质的不同,选择恰当的语气进行论述,以免引起对方不适。尊重对方,请、谢谢之类的语句要经常出现。

  电子邮件可轻易地转给他人,因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。“邮件门”就是深刻的教训!

  3. Email正文多用1234之类的列表,以清晰明确。

学习啦在线学习网   如果事情复杂,最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长,没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。

  4. 一次邮件交待完整信息

  最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚、说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或

  者“更正”之类的邮件,这会让人很反感。

学习啦在线学习网   5. 尽可能避免拼写错误和错别字,注意使用拼写检查

  这是对别人的尊重,也是自己态度的体现。如果是英文Email,最好把拼写检查功能打开。在邮件发送之前,务必自己仔细阅读一遍,检查行文是否通顺,拼写是否有错误。

学习啦在线学习网   6. 合理提示重要信息

  不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提

学习啦在线学习网   示是必要的,但过多的提示则会让人抓不住重点,影响阅读。

  7. 合理利用图片,表格等形式来辅助阐述

  对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件,单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述,

  收件人一定会表扬你的体贴。

学习啦在线学习网   8. 不要动不动使用¤之类的笑脸字符,在商务信函里面这样显得比较轻佻

  Business Email 不是你的情书,所以¤之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合。

  职场电子邮件礼仪之夹带附件

  1. 如果邮件带有附件,应在正文里面提示收件人查看附件;

  2. 附件文件应按有意义的名字命名,不可用外星人才看懂的文件名;

学习啦在线学习网   3. 正文中应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时;

  4. 附件数目不宜超过4个,数目较多时应打包压缩成一个文件;

  5. 如果附件是特殊格式文件,因在正文中说明打开方式,以免影响使用;

  6. 如果附件过大(不宜超过2MB),应分割成几个小文件分别发送;

  7. 尊重对方的习惯,不主动发起英文邮件;

  如果对方与你的邮件往来是采用中文,请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件

学习啦在线学习网   给你,也不要老土的用中文回复。

学习啦在线学习网   8. 选择便于阅读的字号和字体。

  中文老实点用宋体或新宋体,英文就用Verdana 或 Arial 字型,字号用五号或10号字即可。这是

学习啦在线学习网   经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。

  不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对公务邮件。

  职场电子邮件礼仪之结尾签名

  每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你,但不要为你的朋友设计这样的工作。

  1.签名信息不宜过多

  电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息,但信息不宜行数过多,一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面,对方如果需要更详细的信息,自然会与你联系。

学习啦在线学习网   引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的,比如你的座右铭,或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。

学习啦在线学习网   2.不要只用一个签名档

  对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来,签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档,灵活调用。

  3.签名档文字应选择与正文文字匹配,简体、繁体或英文,以免出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。
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