商务英语口语之如何书写英语商务书信(2)
学习啦在线学习网商务英语口语之如何书写英语商务书信
Business Correspondence(2) 商务信函(2)
学习啦在线学习网 通过前面的学习，相信你已经掌握了商务信函的格式，接下来我们要学习商务信函的内容和语言。在开始前，先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。
学习啦在线学习网 写信时，一定要考虑到收信人的感受，所以你的信件必须做到:
1. CLEAR 清楚易懂
学习啦在线学习网 2. COMPLETE 内容完整
3. CONCISE 简洁、扼要
4. COURTEOUS 用词礼貌
5. CORRECT 语言正确
学习啦在线学习网 本课的重点词汇和句型。
1. quotation n. 报价
2. above-mentioned adj. 上述的，信中已提到的
学习啦在线学习网 3. attach vt.附上、加上(条件等)
4. enclose vt.把……(随函)附寄
5. inconvenience n. 不便
6. forgive vt. 原谅
学习啦在线学习网 7. With reference to______ 关于
8. I would be grateful if you could… 如果您能……，我将不胜感激。
商务信函的格式非常规律化，而其内容和语言上也是有律可循的。下面就让我们根据一个实例来学习如何书写商务信函。 下列是一封财务公司的询价信：
学习啦在线学习网 HERITAGE FINANCE LIMITED
学习啦在线学习网 --------------------------------------------------------------------------------
学习啦在线学习网 22 The Close Hanworth Middlesex TW13 5TB
Tel:081 899 3642 Fax:081 3644
学习啦在线学习网 29 January 199-
Mr. R James
T F Consultancy
29 Lower Village Rd.
London SE17 2ST
Reference: Financial Consultancy Contract
Dear Mr. James ,
学习啦在线学习网 We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract. Details of the contract are attached.
Since the work is due to start in December, we would appreciate a reply at your earliest convenience.
Yours sincerely Signature J Fish
Corporate Finance Manager
学习啦在线学习网 仔细阅读这封询价信之后，你会发现写信人-公司财务经理(Corporate Finance Manager) J Fish 在收信人称呼之前，写下了信件的主题：
关于财政合同(Reference: Financial Consultancy Contract)。
学习啦在线学习网 因为商务信函强调"效率第一"，所以在正文(body)前面加上信件的主题，会使收信人对信件的主要内容一目了然，达到事半功倍的效果。
商务信函的主题有好几种表达方式，
你可以把主题放在收信人称呼之前，比如：
Subject: ____; Re:___ 或者Reference:____
学习啦在线学习网 也可以在放在收信人称呼之后，正文的开头，如： With reference to______ (关于) 例如，我们可以用下面这句话来引出正文：
学习啦在线学习网 With reference to our previous letters and cables, we wish to call your attention to the fact … (关于我们以前的信件，我们希望你们注意到这样一个事实……)
学习啦在线学习网 现在你对主题的写法一定胸有成竹了吧，接着让我们继续看Fish 先生是怎样开始信件的正文的。 从文中可以看出，Fish 先生写信的目的是要求对方提供报价单，因为他写道：
We would be grateful if you could send us a quotation for the above-mentioned contract.
学习啦在线学习网 (如果您能寄来上述合同有关报价，我们将非常感激。)
值得一提的是，Fish 先生提出要求语气非婉，他用了句型：
I would be grateful if you could… (如果您能……，我将不胜感激。)
这样礼貌地提出要求，会使对方感觉很舒服，从而更愿意和你做生意。
Fish 先生在这句话中用到了above-mentioned一词，来表达"上述的，信中已提到的"。知道了它的用法，我们就来试着用它造个句子吧。
"上述产品在本市各大百货商场中都能买到。"
正确的英文翻译是：
学习啦在线学习网 The above-mentioned product is available in the major department stores throughout this city.
学习啦在线学习网 在提出要求后，Fish 先生又加上了一句具体的说明：
Details of the contract are attached. (合同详细内容已随函附上。)
其中attach是"附上、加上(条件等)"的意思。 这里还可以用enclose 一词来替代attach，表示附件的意思。例如：
Please find enclosed samples.(请查收附上的样品。)
现在我们再来学习几种不同的商务信函开头方式。 现代商务信函越来越讲究效率，所以开门见山，直接陈述自己写信的原因不失为一个好方法，比如：
学习啦在线学习网 I am writing to inform you that/apply for / request…etc.
(我写信是要告诉/申请/请求……等等。)
学习啦在线学习网 而当你回复别人信件时，首先要对对方的来函表示感谢：
Thank you for your letter of 1 July.
学习啦在线学习网 感谢贵方7月1日的来信。
学习啦在线学习网 当然,你还可以点明具体的事由：
Thank you for your application for credit at Barrow's.
(感谢您申请Barrow's的商业信用帐户。)
学习啦在线学习网 如果你想写的是一封道歉信，用道歉来开头会让对方体会到你的诚意。比如对于客户的投诉，你可以说：
We are sorry for any inconvenience we caused you.
(我们对给您带来的任何不便深表歉意。)
学习啦在线学习网 道歉的方式很多，你也可以选择比较委婉的方式，比如为延误回复来信道歉：
学习啦在线学习网 I hope you will forgive the long delay in answering your letter of June 9.
学习啦在线学习网 (希望您能原谅我延误回复您6月9日的来信。)