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物业会议管理四点因素需谨记

时间: 杨杰1209 分享

学习啦在线学习网   对于物业服务行业来说,每日的例会是至关重要的。传达指令、传递信息、协调资源,维护服务供应链的正常高效运行。但为什么会造成这种尴尬的状况呢?问题不在于会议制度,而出在会议本身。下面是小编为大家收集关于物业会议管理四点因素需谨记,欢迎借鉴参考。

  一、例会制度不严肃

学习啦在线学习网   1、不能守时。“对不起,路上堵车。”“哎呦,不好意思,来晚了。”“今天这雨真大!实在没办法。”这些解释对于物业服务行业的例会制度而言,就是一种缺乏责任、缺乏尊重,甚至是藐视制度的表现。

  “如果今天你是在赶国际航班,我相信无论是堵车,还是天气原因,你一定不会迟到,这是一种责任感缺失的行为。”必须对这些不负责任的托辞给予严肃的警示与处罚,而且无论哪一位未到,既定时间一到,立即召开,绝不拖延,绝不等待。

  2、不能守纪。例会从某种意义上来说,是物业公司最重要的会议,它是一天工作的起点、终点,部署、总结,发现、改进,对服务供应过程起着承前启后的重要作用,可在许多物业公司的例会上,人员进进出出,手机此起彼伏,甚至还有人无故缺席,而奇怪的是违纪者竟然没有一丝愧疚,反而堂而皇之、心安理得。一个没有严肃纪律的会议所产生的任何决议也不可能是严肃的。

学习啦在线学习网   3、口舌之快。例会的目的是解决事务,而不是针对个人。但现实中,有些人却常常在讲述事件的时候,不由自主地将矛盾引到具体的人,由此在会议进行中引发激烈争论,导致会议本身失控,物业公司严肃的例会变成了辩论会、诉苦会,甚至争吵会,针对这种情形,主持会议者,要及时发现苗头,在矛盾开始前有效制止。

  二、例会安排不合理

  1、身心疲惫。一次例会的时间通常应控制在40-60分钟,这种时间安排在不过多占用服务工作时间的同时,也保证了参会者高度集中的注意力,因为一个成年人注意力完全集中的时间一般不超过90分钟。 许多公司常常把例会开得昏天黑地,让参会者叫苦不迭,那种让人腰酸背疼、心烦气躁的例会,不会产生应有的效果,只能适得其反。

  2、短会长说。例会应该用最简短的语言表达最清晰的意图,而不是让你发表演讲。滔滔不绝的会议发言让例会变了味,让参会者反感,浪费了大量宝贵的时间,尤其是最高管理者要格外注意这一点。例会制度中应约定每人发言的时间长度,通常不超过五分钟,并根据情况适当提示并严格执行,这是保证高效率例会的有效措施之一。

  3、喧宾夺主。如果不是特别必要,不要每次例会都邀请无直接关联的人参加,尤其是邀请领导参加。“我再补充两句。”是听众最不愿听到的话。此外,如果判断某个人可能会干扰会议,或对会议决议没有任何帮助,那么干脆就不要让他参加。

  三、例会内容不科学

  1、议而不决。既然是会议,就应该有议题;既然有议题,就应该形成决议。有些例会只是罗列上报问题,互相推诿责任,而没有解决措施,没有形成最终决议,这种例会是完全失败,没有任何意义的。

  2、内容繁多。议题太多等于没有议题。我曾在旁听一次物业公司的例会中发现,经理一次性强调了30个问题,我快笔如飞也没有记全内容。会后我对他说,你可以尝试一下,每天筛选出3个最重要的问题进行例会强调,这样十天后就可能全部解决了。而现在,即使每天把30个问题都强调一遍,10天后我相信那30个问题还原封不动的摆在那儿。

学习啦在线学习网   3、没有重点。解决重点问题是例会的关键。每次例会应该事先确定一个主题,不要讨论、讲述与本次例会无关的内容,例会不是摆龙门阵,宜收不宜放。

学习啦在线学习网   4、避重就轻。例会是发现问题、提出问题、解决问题的平台,许多物业公司的例会却是为了开会而开会,避重就轻,互相吹捧,敷衍了事,不愿得罪人。对任何决议都是坚决执行、没有意见,而会后却我行我素,你好我好大家好,长此以往,致使问题堆积如山,久拖不决。北京南银大厦物业公司的会议室正中挂了这样一幅警句:没有问题就是问题。这种提法很值得思考借鉴。

学习啦在线学习网   5、争论不休。会议最忌无法达成共识,一次争论不休没有任何结果的会议其实就是浪费时间。因此,例会要确保列入议事日程的议题能够达到预期的效果,如果在会议中出现了激烈争论,意见无法达成统一的情形,立即叫停,果断放弃讨论。

  四、例会准备不充分

  一次成功的例会还需要细致精心的准备。

  1、对需要讨论决定的议题要事先与参会者沟通,让参会者有备而来。

  2、保证参与决议形成者全部到场。

  3、会前预留充足的时间,让参会者搜集有关资料与信息。

学习啦在线学习网   4、如果会外能够解决的问题尽量不要在会议上解决。

  最后强调一点,就是对会议决议进行有效跟踪与反馈,监督指导决议的执行。可采取书面会议纪要形式,落实责任部门、责任人的方式进行。真正达到有章可依,执行必严,违议必纠。

  物业服务企业如何开一个高效的例会,不是一个小问题,需要管理者充分地重视,真正发挥例会应该发挥的,不可替代的管理作用。


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