秘书人员应具备的交谈礼仪修养
秘书人员应具备的交谈礼仪修养
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秘书人员应具备的交谈礼仪修养
(一)交谈的态度
学习啦在线学习网 交谈的态度要真诚。美国总统林肯曾说过：“真诚是我待人的美学原则。”说话要有诚意。不论多么美妙的话语，如果缺乏了诚意，也不过是花言巧语而已。巴金说过：“文学的最高的技巧是无技巧。”巴金并非反对技巧，而是想强调，比起所谓技巧，真情实感更为重要。说话也是一样。我们曾看到许多“讷于言而敏于行”的君子，虽然话不多，但他君子的品行，一句两句话就让人信服和佩服了。所以无论你的口才如何，首先要真诚、要有诚意是非常重要的，这也是任何礼仪实施的首要的基本要求。
学习啦在线学习网 (二)交谈的语言
对于纷繁复杂的众多的地方方言系统，我们为了更好地沟通和交流，提出了一种规范化的语言，即普通话，所以秘书人员要想能与人更好地沟通交流，就必须具备较好的普通话水平。
(三)交谈的声音
对于交谈的声音，可从音量、语速和语调三个方面来阐述。
1、音量
学习啦在线学习网 秘书特别要注意控制自己的音量。在国际礼仪中，以说话声音适度为有修养。所谓的适度，就是以能让交谈对象听清而不影响其他的人为准。声调略低，是职业的需要，有利于建立良好的职业形象。
2、语速
学习啦在线学习网 交谈中陈述意见要尽量做到平稳中速。为了表达的需要，在特定的场合下，也可以通过改变语速来引起对方的注意，加强表达的效果。比如说语速的变慢，以引起注意。不论何种语速都要以对方能够听清为主，这也是对对方的尊重。
3、语调
秘书人员要根据不同的交际对象、交际场合，恰当地运用不同的语气语调进行交谈。如面对上司、长者时，语气要平和、谦恭，给对方以敬重感;面对同事、客人时，语气要和缓、有礼;面对下属时，语气要亲切、随和。
(四)交谈的表情
学习啦在线学习网 社交中最丰富多彩、最引人注目的体态语言就是面部表情。人们心中的感受往往首先借助面部表情向外扩张。而在礼仪学中的表情礼仪是指人们对目光和笑容两方面的礼仪规范。
学习啦在线学习网 微笑是社交场合中最富吸引力、最令人愉悦、也最有价值的面部表情。而目光礼仪根据目光注视的范围划分为公务注视区(额中至双眼部的区域)、社交注视区(双眼至下颌的区域)、亲密注视区(双眼至前胸的区域)三个区域，其中公务注视适于公务活动中的秘书向上司汇报工作、与客户谈判、以及与同事讨论问题等正式、庄重的场合;社交注视适用于各种社交场合，这种目光亲切友好，有利于营造轻松和彬彬有礼的社交气氛;亲密注视区是具有亲密关系的人在交谈时采用的注视区。
当然，不论是采用哪种注视区，都应注意既注视对方，又不能盯着人家不放，使对方紧张。有时不妨把目光转移一下，看看眼前的物件，如文件、桌上的水杯等，也可随谈话的内容而转移、变化，或点头、或摇头，表情自然过渡，这样就较为轻松自在。
学习啦在线学习网 如果以上四种基本要求可以归为谈话者所应具备的形式要求的话，那么，下面我们就谈话内容的本身提出一个基本要求，即：
学习啦在线学习网 (五)交谈的用语
学习啦在线学习网 要用礼貌用语。尤其秘书人员需要更有意识地多使用礼貌用语，而且要时时注意去运用。这里举一个例子。一个刚工作的秘书奉命接待一个公司客户。客户来到公司大楼，秘书看见了，走上前就说;“陈先生，我们经理叫你上去。”(设想一下如果你是那位陈先生，听到这句话会有何感想?)所以这位陈先生一听，心想：我又不是你下属，凭什么你叫我上去我就上去。一气之下就说：“你们要想做生意，让你们经理去找我，要不想做就不必去了。”于是就以这样的局面收场。试想如果那位秘书当时说的是“请”字，就不会出这样的尴尬了，所以要注重礼貌用语的时时运用，秘书人员要以此作为一种职业养成。
秘书人员交谈时应具备的技巧
学习啦在线学习网 秘书人员在具备上述的交谈的基本要求基础之上，为了更好地遵循交谈礼仪，还应掌握一定的交谈技巧，下述就从五个方面来阐述。
(一)选择话题力求投机
学习啦在线学习网 交谈是一种有来有往的双边或多边的言语和情感的交流活动。其中话题的选择，不仅仅是技巧问题、礼仪问题，有时甚至可以成为政治问题，以致造成外交方面的纠纷，所以务必要小心。因此，交谈前选择话题是首先必须把握的。话题的选择分为有既定的主题和无既定的主题两种情况。
学习啦在线学习网 1、有既定的主题
学习啦在线学习网 有既定的主题，即有事务交往双方事先约定的主题。此时，谈话内容事先要
有准备，如信息的收集、思路的整理，这样才能提高效率。正式见面时应开门见山地向对方说明来意或交谈的目的，或是寒暄几句后就较快地进入正题。
学习啦在线学习网 2、无既定的主题
学习啦在线学习网 此时就需要寻找适合的谈话内容，这可从以下几个方面来选择。
学习啦在线学习网 (1)应注意选择的话题要取得与对象的共同感
学习啦在线学习网 从内容上来看，选择交谈话题最好的办法是就地取材，即按照当时所处的环境觅取话题。例如出于社交的需要，秘书代替领导拜访、看望他人时，就被拜访者、被看望者所处的环境中的某样物品，或称赞它，常常是最稳当、最得体的开场白，由此可引出某方面的话题来。
学习啦在线学习网 (2)要谈论对象感兴趣的、熟悉的话题
学习啦在线学习网 交谈时可向对方了解一些他熟悉的、感兴趣的问题，让对方谈他最熟悉、最感兴趣的事情，表明你已机智地吸引了对方交谈的兴趣，话语才会绵绵不绝。
学习啦在线学习网 (3)要谈论对象擅长的主题
如和律师交谈的时候，可以谈谈法律方面的话题;在和从事某专业的人士交谈时，可以谈此专业的问题。
此外，可以有一些公共的话题。比如当前发生的社会事件、热点问题、最近热播的影视剧、体育赛事、流行时尚等。
此外，秘书人员与人进行事务交往时，双方一般都是因公而谈，所以有关个人隐私的内容，如年龄、收入、婚恋、健康、个人经历、宗教信仰等，如果不是对方主动提出来或是工作需要必须了解的内容，就不要谈论。另外如非议他人、趣味低级的话题、政治话题等，也是应该避开的。
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