商务信件及电子邮件的礼仪
学习啦在线学习网 应酬书信和电子邮件是商业领域使用频率较高的形式。因为在整个商务流通领域,很讲究情感的联络和交往,以此来增进友谊,促进贸易。以下是学习啦网为您整理的商务信件及电子邮件礼仪,欢迎阅读!
商业信件分类
学习啦在线学习网 所有客户往来的商业信件要在对方的名字前面加上其职务称谓,如“王博士”、“李经理”等。信件的结尾包括自己的联系方式和日期。公司内部的其他书面文档也要保持简洁扼要、通俗易读。每个公司对内部的信件交流格式有自己的一套规范,但我在这里不是要讨论“办公室备忘录”的,虽然它是员工之间最常见的书面沟通方式。我们这里要关注的是公司与外部书面沟通的方式和内容,不包括法律文件和合同。
学习啦在线学习网 商业信件主要分为以下几类:介绍信、推荐信、称赞信、投诉信、解决商业纠纷的信函、要求信和拒绝信等。
1.推荐信
往往是推荐一个人申请学校或工作,里面的内容要包括你和对方的关系,你认识对方的时间长短,用例子来说明他的特征,例如你要说这个人勤奋,那么举一个例子来说明这点。离职前,我总习惯请老板或与我共事的同事写一份推荐信。个人的推荐信或者提名信是赢得下次工作的有力工具。
2.称赞信
如果你满意对方的产品或服务,写一封称赞信。虽然很多人不会这么做,但这是和对方建立良性关系的开端。如果你很满意餐厅经理的服务,那么写一封称赞信给他的上司,一方面你对他职业的发展有很大的帮助,另一方面和他建立好关系,今后能继续接受他的优质服务。所以这类利己利人的信件,大家应该愿意写,常常写,因为这能带来双赢。
3.投诉信
首先,投诉信要写给这个组织的最高的领导。其次,避免用情绪化的词语,要对事不对人。在投诉信的第一段,先将事由作客观的总结,让对方明白写信的目的。之后讲一些具体的事实,例如发票号码、事情发生时间和地点。投诉信也要尽量保持对对方的鼓励性的态度,例如“我知道贵餐厅的服务很有名,我也常常是因为餐厅的服务而前来用餐,我想这个服务员的服务并不能代表整个餐厅的服务水平”等文字。投诉信最难写,可如果写的是“服务水平”,对方会比较心平气和地处理这个投诉。最后的一段是你对解决问题的建议,不要很离谱很贪心,要合理。如果对方卖给你的货,在使用一周后坏了,可以提议退货、换新的,或在规定时间内修好。最后一句话应该是鼓励性的,例如“我相信贵公司的服务是高水平的,也希望这件事情能够合理解决,今后我们还可以继续合作”
4.解决业纠纷的信函
学习啦在线学习网 因为各种原因,在我们购买完某商品后,我们常常需要和对方讨个减价,或要求赔偿、退货。在商业纠纷信中应附有购买商品的收据复印件,让对方可以在自己的文件中追溯。商业纠纷信的内容要简单明了。
5.要求信
要求信的内容包括要求对方开机票,或将某份文件寄给你等。这类信主要包括对方需要的最基本信息即可,不需其他太多文字。
6.拒绝信
商务往来中的拒绝信是一个建立自己品牌、宣传自己的机会。要强调的重点不是对方不适合你,而是双方互相不适合。还要保持一个开放的心态,表示我们仍有兴趣与你合作,如果今后有机会,可以继续探讨合作的可能及合作方式。
商务信件及电子邮件的礼仪
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